Projektvorbereitung.txt

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Author:
Anonymous
ID:
17779
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Projektvorbereitung.txt
Updated:
2010-05-04 16:01:33
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KDM
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Projektvorbereitung
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  1. Was ist ein Projekt?
    • Ist ein Vorhaben.Ist durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingung gekennzeichnet.
    • Zielvorgabe
    • Abgrenzung gegeüber anderen Vorhaben
    • Projektspezifische Organisation
  2. Projektmerkmale
    • Einmaligkeit: keine Routinetätigkeit; unterscheidet sich vom "normalen Tagesgeschäft"
    • Zielvorgabe: Ein konkretes, bestimmtes Ziel wird verfolgt
    • zeitliche Begrenzung: Anfangs und -endzeit
    • Begrenzung finanzieller, personeller Art
    • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  3. Vorteile: Projektorientiertes Arbeiten
    • Zusammenarbeit mit Menschen mit verschiedenen Fähigkeiten
    • Abteilungen verharren in Betriebsblindheit und Abteilungsegoismus. Durch Projekte Bündelung verschiedener Fähigkeiten.
    • Wandel von Aufgaben hin zur Ergebnisorientierung
    • Möglichkeit, plötzliche oder zielgerichtete Veränderungen herbeizuführen, (verkürzte Reaktionszeit)
  4. Nachteile: Projektorientiertes Arbeiten
    • Erfodern häufig zusätzliche Ressourcen
    • Konflikte entstehen, da die Arbeitsroutine, betriebliche Hierarchien, Personal und Sachmittelplanungen etc. aus dem Gleichgewicht geraten können
    • Gefahr, dass die Begrenzungen überschritten werden (Budget,Zeit, etc)
  5. Projektarten: Intensität der Projekte
    • A- und B-Projekte zeitliche und finanzieller Rahmen (A>B)
    • Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit dem Projekt (Vollzeit-Projekt)
    • Projekt ist eine Zusatzaufgabe für die Beteiligten (Teilzeit-Projekt)
  6. Projektarten: Projektgröße
    Projekt wird anhand der Teamgröße, Dauer, Budget usw festgemacht
  7. Projektarten: Stellung des Auftraggebers
    • Fremdprojekte (extern) z.b. TDM ruft für ADAC deren Mitglieder an und führt eine Zufridenheitsbefragung durch
    • Eigenprojekte (intern) Auftraggeber ist eine Abteilung innerhalb des Unternehmens. T.D.M. plant eine eine Veranstaltung
    • Mischprojekte Mitarbeiter = intern, Experten = Auftraggeber (extern)
  8. Projektphasen: Projektvorbereitung (Aufgaben)
    • Ermittlung der Ziele (-inhalte)
    • Überprüfung der Machbarkeit
    • Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrags
    • BEreitstellung der erforderlichen Ressourcen
    • Erstellung einer ersten Planung
    • Klärung und Gestaltung der Rahmenbedingungen
    • Festlegung und AUfbau der Projektorganisation
    • Zusammenführung der Projektmitarbeiter und Regelung der Zusammenarbeit
  9. Machbarkeitsprüfung (Projektvorbereitung)
    • =Ist man in der Lage das umzusetzen, zu schaffen bzw lohnt sich der Aufwand
    • Machbarkeit: Realisierbarkeit des Projekts wird überprüft
    • Projektrisiko: Das Risiko des Projekts muss überschaubar sein
    • Wirtschaftlichkeit: Eine Kosten-Nutzen-Realtion wird ermittelt (Rentabilität)
  10. Nutzenkriterien (können nicht errechnet werden)
    • langfristige Kundenbeziehung
    • intensivere Kundenbindung
    • verbesserter Kundenservice
    • Einsatz nicht ausgelasteter Mitarbeiter
    • Kostensenkung
  11. Inhalt des Projektauftrags
    • Begründung des Projekts
    • Projektbeschreibung, Projektanlass
    • erwartetes Ergebnis, Ziele
    • Vorgaben für zeit und Kosten
    • Rahmenbedingungen
    • Benennung eines Projektleiters
    • Risiken für das Projekt
  12. Projekte: Haupttypen
    • Projekte zur Personalentwicklung Coachin, Fehlzeitenreduzierung
    • Dienstleistungsprojekte KuRü, TV,PE AQ, etc
    • Infrastrukturprojekte Ergonomie Arbeitsplatzgestaltung
    • IT-Projekte Software,Datenbank
  13. Projektziele
    • Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergenis des Projekts.
    • Ziele beschreiben erwünschte Zustände nach
    • Inhalt und Gegenstand,
    • Außmaß und Zeitbezug, die das Unternehmen durch aktives Handeln zu erreichen versucht
  14. Mögliche Teilziele eines Projekts
    • Leistungs- und Qualitätsziele (der MA)
    • Prozessziele (neue Technik)
    • wirtschaftliche Ziele (Kosteneinsparung)
    • Soziale Ziele (Arbeitsklima)
    • Sachziele (Erweiterung der Produkte/DL)
    • Terminziele (Meilensteine)
  15. Z
  16. Zieldefinition: Lastenheft
    • Das Lastenheft ist die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.(SMART-Regel=)
    • Spezifisch, Messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch, terminiert
  17. Vorteile der Zieldefinition
    • bildet eine gute Basis für zielgerichtetes und wirtschaftliches Handeln
    • schafft eine Grundanlage zur späteren Überprüfung der Zielerreicherung
    • erhöht die Wahrscheinlichkeit, die angestrebten Ergebnisse innerhalb des angegebenen zeit- und und Kostenrahmens zu erreichen
  18. Nachteile der Zieldefinition
    • erfodert gewisse Zeit zur Definition und verursacht damit Kosten
    • trotz Definiton kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ziele im Projektverlauf ergänzt, modifiziert und verändert werden müssen
    • bietet keine Garantie dafür, dass auch die richtigen Ziele verfolgt werden
  19. Funktionen der Ziele: Präzisierungsfunktion
    Auftraggeber und Auftragnehmer konkretisieren detailliert den Projektauftrag. Dies gibt beiden eine Grundlage für die vielen während des Projekts zu treffenden Entscheidungen
  20. Funktionen der Ziele: Orientierungsfunktion
    Sie vermittelt den Projektbeteiligten, wohin die Reise geht. Sie erkennen durch überprüfen, ob die Ziele erreichen werden.
  21. Funktionen der Ziele: Motivationsfunktion
    Projektmitglieder, die zumindest einen Teil der Ziele selbst formuliert haben, sind motivierter. Je mehr Mitarbeiter Mitarbeiter Zielvorgaben akzeptieren, umso stärker können sie sich mit ihnen identifizieren und sich für Realisierung einsetzen, auch wenn während des Verlaufs Schwierigkeiten auftreten sollten
  22. Funktionen der Ziele: Kontrollfunktion
    Es lässt sich nur kontrollieren, was vorher festgelegt wurde. Durch die konkret festgelegten Ziele wird die Leistung des Projektteams überprüfbar und Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen
  23. Quantitative Ziele
    ..., lassen sich zahlenmäßig eindeutig erfassen und bewerten (Umsatz, Kosten, etc)
  24. Quantitative Ziele
    ,... wie soft facts. lassen sich nicht messen. (Kundenzufriedenheit, etc)
  25. Muss Ziel
    Bsp.: Das Ziel muss zum 31.12. erreicht werden, da ab dem 01.01. andere Gesetze gelte.
  26. Kann Ziel
    =Nebenziel (Bsp. Zusätzlich zu der Outboundaktion XYZ wird eine kurze Gesprächsdauer erwünscht)
  27. Woran orietiert sich die Unterteilung der Ziele?
    • FRISTIGKEIT
    • kurzfristig: <1 Jahr
    • mittelfristig: 1-3 Jahre
    • langfristig: >3 Jahre
  28. Zielkonflikt: Das Magische Dreieck
    Sachziele/Projektergebnis auch Leistung/Qualität
  29. Definition Projektmanagement
    • ist ein umfassendes Führungskonzept, das dazu dient, ein Projekt termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchzuführen.
    • ist immer kundenorientiert, prozessorientiert
  30. Aufgabenschwerpunkte: Projektmanagement
    • Vorbereitung: Detailplanung, Organisation
    • Durchführung: mit geeigneten Instrumenten werden IST-Daten ermittelt
    • Kontrolle: um bei Fehlentwicklungen einzugreifen
  31. Definition Projektpläne
    • Der Projektplan ist die Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen (Teil-) Pläne.
    • Dient dazu den Auftrag zu strukturieren.
  32. Vorteile von Projektplänen
    Wozu dienen Projektpläne?
    • dem Team wird eine Richtung vorgegeben
    • über Ziele und Aufgabenverteilung herrscht Klarheit
    • Grundlage für die Projektkontrolle und -streuerung
    • Reporting wird gewährleistet
  33. Projektpläne: Phasen(pläne)
    • Um den Überblick nicht zu verlieren, wird systematisch nach Phasen vorgegangen, die selbst definierbar sind
    • Aktivitäten, Termine, Kapazität/Bedarf, Mitarbeiter, Kosten
  34. Projektpläne: die Faustregel für die Phasen
    • je komplexer das Projekt, desto mehr Phasen sollten eingeplant werden
    • die Phasen sollten betitelt werden
    • die Phasen sollten überschaubere und abgrenzbare Aufgaben enthalten
  35. Definition: Projektstrukturplan
    • Ein Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige, hierarchische Anordnung aller Arbeitspakete/Teilaufgaben eines Projekts.
    • Bildet die Basis für die Ablauf- und Terminplanung
  36. Welche Wege gibt es beim PSP?
    • Orietierung am Projektziel: Die Projektziele werden dabei in wesentliche Bestandteile zerlegt
    • Orientierung an Projektphasen: Man zerlegt den Weg, der zum Erreichen des Projektziels zurückgelegt werden muss, in kleinere, meist chronologisch geordnete Teilaufgaben.
  37. Projektablaufplanung
    • Wenn die Aufgabenstruktur (PSP) incl. aller Arbeitspakete geklärt ist beginnt die Projektablaufplanung.
    • Bedeutung im Klartext= Einhaltung von Terminen
  38. Projektablaufplan: Terminliste
    Bei der Terminliste handelt es sich um eine möglichst chronologische Aufzählung aller im Projektstrukturplan dargestellten Arbeitspakete mit Angaben von Terminen
  39. Projektablaufplan: Balkenplan
    • Bei dem Balkenplan handelt es sich um eine Matrix aus Kalenderdaten und Vorgangslisten. Die Vorgänge sind in der Regel die einzelnen Arbeitspakete.
  40. Definition: Personalbedarfsplanung
    Mit der Personalbedarfsplanung ermittelt der Projektleiter, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikation er wann und wo benötigt.
  41. Quantitative Personalbedarfsplanung
    • Der Personalbedarf wird nach der Kapazität/Volumen ermittelt.
    • MAK = Mitarbeiterkapazität
  42. Berechnung der Mitarbeiterauslastung
    • AHT*Gesprächszahl+sonstige Produktivitätszeitenx100
    • Netto-Anwesenheitszeit
  43. Berechnung: Inbound-Personalstundenbedarf
    prognostiziertes Anrufvolumen*prognostizierte AHT/erwartete Auslastung
  44. Berechnung: Outbound-Personalstundenbedarf
    durchzuführendes Anrufvolumen*prognostizierte AHT/erwartete Auslastung
  45. Qualitative Personalbedarfsplanung
    • Es wird nach verschieden Kompetenzen das Personal ausgewalt
    • Fachkompetenz (Fachwissen),
    • Methodenkompentenz (Lernfähig),
    • Sozialkompetenz (Teamfähig),
    • kommunikative Kompetenz (Wording, Performance)
  46. Projektaufwand
    • Mittels Projektstrukturplan und Projektablaufplan lässt sich jetzt der Projektaufwand ermitteln.
    • Als Aufwand bezeichnet man den gesamten Werteverzehr einer Abrechnungsperiode, welcher das Eigenkapital mindert. (Kostenplan und Risiken)
  47. Projektrisiken
    • Ziele sind unklar oder änder sich laufen (Ziele)
    • Projektmitarbeiter verfügen nicht über genügend Kompetenzen und Ressourcen (Organisation/Personal)
    • Termine nicht eingehalten oder unzureichende Qualität der Ergebnisse (Vorgehen/Umsetzung)
  48. Definition Arbeitspaket
    Ein Arbeitspaket bezeichnet eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projekts, die bis zu einem bestimmten Termin mit einem festgelegten Ergebnis zu bearbeiten ist.
  49. Wozu dienen Arbeitspakete?
    • zur Spezifizierung der einzelnen Aufgaben
    • als Baustein der Kostenplanung
    • zur Festlegung von Schnittstellen
  50. Meilenstein
    Meilensteine sind Ereignisse von besonderer Bedeutung , i.d.R. Feststellungen eins Projektabschnittes oder Teilprojekts. Sie sind Zwischenergebnisse.
  51. Definition: Schnittstelle
    Bei einem Projekt ist die Schnittstelle das Endergebnis einer Projektphase, die den Start einer anderen Phase auslöst und als Zwischenergbnis für die Bearbeitung weiterer Arbeitspaket dient.
  52. Sachorientierte Projekte
    ...sind auf die Veränderung des Produktions- und Absatzprogramm des Unternehmens
  53. Prozessorientierte Projekte
    ...zielen auf Veränderungen der Strukturen und ABläufe im Unternehmen hin
  54. Vorteile einer reinen Projektorganisation
    • Team kann konzentriert und zügig am Projekt arbeiten
    • wenig störende Einflüsse von außen
    • eventuell stärkerer Teamgeist
    • schnelle Entscheidungen möglich
  55. Nachteile einer reinen Projektorganisation
    • Mitarbeiter müssen von anderen Aufgaben abgezogen werden
    • häufig nur in größeren Unternehmen möglich
    • Wiedereingliederung der Mitarbeiter nach Projektende oft schwierig

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