Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

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Author:
meierbi
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93041
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Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
Updated:
2011-07-05 15:32:17
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Blaues Buch
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  1. Was versteht man unter Buchführungspßicht?
  2. Unter Buchführungspflicht versteht man die Pflicht jeden Kaufmanns, in den Büchern die Han­
    delsgeschäfte und die Vermögenslage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen(§ 238 Abs. 1 HGB). Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfalle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfalle müssen sich auch in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Zur Buchführungspflicht gehört auch die Pflicht Unterlagen aufzubewahren. Die für alle Kaufleute geltenden Vorschriften über Handelsbücher (3. Buch des HGB, §§ 238 bis 263) werden durch besondere rechtsformspezifische Vorschriften für Kapitalgesellschaften (§§ 264 bis 335b) und für eingetragene Genossenschaften (§§ 336 bis 339) ergänzt.
  3.  
    Wer ist verpßichtet nach handelsrechtlichen Vorschriften Bücher zu führen?
    § 238 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann (siehe "Kaufmannseigenschaft") zur ordnungsmä­ ßigen Buchführung einschließlich Bilanzierung, unabhängig von der Handelsregistereintragung. Ein Kaufmann hat daher zwingend eine Handelsbilanz zu erstellen. Der Vorstand der Aktienge­ sellschaft(§ 91 AktG), der Vorstand der Genossenschaft(§ 33 GenG), der Geschäftsführer der GmbH(§ 41 GmbHG) haben dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Handeisbücher geführt werden. Nur die Handelsbilanz hat Gläubiger-Schutzfunktion. Der "Kleingewerbetreibende". der eines nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebes nicht bedarf, ist als Nicht-Kaufmann von dieser Verpflichtung befreit.

    • Das Handelsrecht bezweckt mit seiner Buchführungspflicht vorwiegend den Schutz der Gläubiger
    • (,,Gläubigerschutzgedanke'·).

    • Gemäß § 24la HGB brauchen Einzelkaufleute die Vorschriften über Buchführung und Inventar (§§ 238 bis 241 HGB) nicht anzuwenden, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufei­ nander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die genannten Werteam ersten Abschlussstichtag nach Neugründung nicht überschritten werden. Diese Kaufleute können also den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
    • sofern sie nicht nach§ 141 AO buchführungspflichtig im Sinne von§ 4 Abs. I EStG werden.
  4. Wann beginnt und wann endet die Buchführungspflicht nach Handelsrecht?
    Für den Istkaufmann (§ 1 HGB) beginnt die Buchführungspflicht ab dem Zeitpunkt, ab dem er ein Handelsgewerbe betreibt.

    Für den Kannkaufmann (§§ 2 und 3 HGB) beginnt die Buchführungspfticht ab dem Zeitpunkt, ab dem er freiwillig die Eintragung ins Handelsregister herbeiführt.

    Für den Formkaufmann (§ 6 HGB) beginnt die Buchführungspflicht ab dem Zeitpunkt der Eintragung ins Handelsregister

    Die Buchführungspflicht endet mit dem Zeitpunkt des Verlustes der Eigenschaft als Kaufmann.
  5. Welchen Zweck verfolgen die steuerrechtlichen Buchführungspflichten?
  6. Anders als das Handelsrecht verlangt das Steuerrecht zur richtigen und gerechten Steuerfestsetzung vor allem die genaue Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen.
  7. Erläutern Sie die abgeleitete Buchführungspflicht nach § 140 AO!
    "Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen." Die steuerrechtliche Verpflichtung, Bücher zu führen, wird also aus der handelsrechtlichen Buchführungspflicht abgeleitet.

    Für Beginn und Ende der abgeleiteten Buchführungspflicht gilt das unter Frage 3 Gesagte
  8. Erläutern Sie die originäre Buchführungspflicht nach § 141 AO!
    Durch § 141 AO wird der Kreis der Buchführungspftichtigen erweitert. Man spricht von der originären -ursprünglich steuerrecht lichen -Buchführungspflicht

    Danach sind:

    • gewerbliche Unternehmen und
    • Land-und Forstwirte,

    die nach den Feststellungen der Finanzbehärde für den einzelnen Betrieb die folgenden Grenzen überschreiten, auch dann buchführungspftichtig, wenn sich nach § 140 AO keine Buchführungspflicht ergibt:

    •  
    • (I) Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis IO des Umsatzsteuergesetzes von mehr als 500.000 Euro -im Kalenderjahr oder

    •  
    • (2) selbst bewirtschaftete land-und forstwirtschaftliche Fläche mit einem Wirtschaftswert (§ 46 BewG) von mehr als 25.000 Euro oder

    •  
    • (3) Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder Gewinn aus Land-und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro im Kalenderjahr.

    Die Betriebsvermögensgrenze (Einheitswert des Betriebsvermögens) als Buchführungspflichtgrenze ist mit der Abschaffung der Vermögensteuer weggefallen.

    Selbstständig Tätige mit Einkünften im Sinne des § 18 EStG unterliegen nicht der Buchführungspflicht.
  9. Wann beginnt, wann endet die originäre Buchführungspßicht?
  10. Die originäre Buchführungspflicht ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat (Ausnahme: AEAO zu § 141 AO). Die Verpflichtung endet mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass keine der in § 141 Abs. 1 AO genannten Grenzen mehr überschritten sind (§ 141 Abs.2AO).
  11. Welche Anforderungen sind an eine ordnungsmäßige Buchführung zu stellen?
    Die Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn sie den Grundsätzen des Handelsrechts (§ 239 HGB) entspricht. Diese verlangen, dass

    • die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden,
    • die Büeher förmlich in Ordnung sind und
    • der Inhalt sachlich richtig ist (H 5.2 (GoB) EStH 2008).

    Man muss also zwischen formeller und materieller (sachlicher) Ordnungsmäßigkeit unterscheiden:

    • • Die formelle Ordnungsmäßigkeit soll ermöglichen, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögens lage des Unternehmens machen kann (§ 238 Abs. I HGB, § 145 Abs. 1 AO). Hierin kommt die Forderung nach Klarheit und Übersichtlichkeit zum Ausdruck. Sie kann erreicht werden durch eine bestimmte Organisation der Buchführung:
    •  
    • (1) Nach § 239 Abs. 2 HGB, § 146Abs. 1 AO sind die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden.

    (2) Nach § 239 Abs. I HGB, § 146 Abs. 2 und 3 AO sind die Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes zu führen und die Buchungen und Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss deren Bedeutung im Einzelfall festliegen.

    Nach § 146 Abs. 2a AG kann die zuständige Finanzverwaltung auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union und in EWR Staaten mit Amtshilfevereinbarung geführt und aufbewahrt werden. Eine Verlagerung in Drittstaaten bleibt dagegen auch dann ausgeschlossen, wenn umfassende Auskunftsklauseln in Doppelbesteuerungsabkommen bestehen.

    (3) Nach § 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO dürfen Buchungen und Aufzeichnungen nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festgestellt werden kann (kein Radieren. Rasieren, Überkleben. Löschen oder Überspielen). Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden. deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

    (4) Nach § 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen ("Offene-Posten-Buchführung") oder auf Datenträgern geführt werden. Im letzteren Falle muss jedoch sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Autbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können (R 5.2Abs. I EStR 2008).

    (5) Eine Buchung darf nicht ohne Beleg erfolgen.

    Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben, allerdings muss die Buchführung bei Kaufleuten den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (§ 242 HGB).

    • • Die materielle Ordnungsmäßigkeit erfordert Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen. Das bedeutet:
    •  
    • (l) Alle Geschäftsvorfälle, die stattgefunden haben, sind aufzuzeichnen.

    (2) Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle ist durch Belege nachzuweisen. Diese sind für bestimmte Zeiträume aufzubewahren und geordnet abzulegen.

    (3) Es ist eine ordnungsgemäße Inventur durchzuführen.

    (4) Es sind handels-und steuerrechtliche Bewertungsvorschriften zu beachten.

    Für DV-gestützte Buchführungssysteme werden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ergänzt.

    Die Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen ist nicht an das Vorliegen einer ordnungsmäßigen Buchführung geknüpft.
  12. Welche Auswirkungen haben formelle Mängel?
    Sind formelle Mängel so gering, dass die sachliche Richtigkeit nicht beeinträchtigt wird, ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung grundsätzlich nicht zu beanstanden (R 5.2 Abs. 2 EStR 2008). Enthält die Buchführung dagegen schwere und gewichtige formelle Mängel, die die Grundlagen der kaufmännischen Buchführung berühren, kann dies zu einer Verwerfung der Buchführung führen, d. h. es kann eine Vollschätzung der Besteuerungsgrundlagen gern. § 162 AO vorgenommen werden.

    Die Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen (z.B. Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter, Sonderabschreibungen usw.) ist nicht (mehr) von dem Vorliegen einer ordnungsgemäßen Buchführung abhängig.
  13. Welche Auswirkungen haben materielle Mängel?
    Enthält eine Buchhaltung nur unwesentliche materielle Mängel, z.B. sind nur unbedeutsame Geschäftsvorfälle nicht oder falsch erfasst, so können diese Fehler berichtigt werden oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zu schätzung richtig zu stellen (R 5.2 Abs. 2 EStR 2008).

    Enthält die Buchführung dagegen schwere materielle Mängel, z. B. ist ein Teil des Warenbestandes nicht in der Bilanz ausgewiesen oder werden für einen gewerblichen Betrieb, für den Buchführungspflicht besteht, keine Bücher geführt, dann ist die Buchführung nicht mehr ordnungsmäßig. In diesem Falle ist der Gewinn nach § 5 EStG unter Berücksichtigung der Verhältnisse des Einzelfalles, unter Umständen unter Anwendung von Richtsätzen, zu schätzen (R 5.2 Abs. 2 Satz 3 EStR 2008).

    Wer vorsätzlich oder leichtfertig buchführungspflichtige Geschäftsvorfäile nicht oder falsch bucht. begeht eine Ordnungswidrigkeit (Steuergefährdung nach § 379 AO), wenn hierdurch eine Verkürzung der Steuereinnahmen ermöglicht wird. Eine Steuergefährdung kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

    Bei einer Steuerverkürzung im Sinne des § 378 AO kann eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro verhängt werden.

    Liegt der Tatbestand der Steuerhinterziehung vor (§ 370 AO), können Geld-oder Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen bis zu zehn Jahren, verhängt werden.
  14. Unterscheiden Sie Buchführungs-und Aufzeichnungspflicht und nennen Sie Aufzeichnungsvorschriften nach Abgabenordnung und Einkommensteuergesetz!
    Eine Buchführung ist umfassender als Aufzeichnungen, da sie alle Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten System erfasst.

    Aufzeichnungen erfassen dagegen nur bestimmte bedeutsame Sachverhalte. Der Gegenstand der Aufzeichnungen bestimmt sich nach dem Zweck der gesetzlichen Vorschrift.

    Originäre steuerrechtlicheAufzeichnungspflichten ergeben sich unmittelbar aus Steuergesetzen

    Beispiele:

     

    • - Aufzeichnung des Wareneingangs (§ 143 AO),
    • - Aufzeichnung des Warenausgangs (§ 144AO),
    • - Anbauverzeichnis bei Land-und Forstwirten (§ 142AO).
    • - Verzeichnis der Wirtschaftsgüter. die nicht mit dem handelsrechtlich maßgeblichen Wert in der steuerlichen Gewinnermittlung ausgewiesen sind (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EStG).
    • - Verzeichnis nach § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG,
    • - besondere Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG.
  15. Wer ist zur Aufzeichnung des Wareneingangs verpflichtet?
    Alle gewerblichen Unternehmer -nicht Land-und Forstwirte -müssen nach § 143 AO den Wareneingang aufzeichnen

    Eine bestimmte Form ist für die Aufzeichnung des Wareneingangs nicht vorgeschrieben.

    Wenn sich bei buchführenden Gewerbetreibenden die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben, genügen sie damit der Aufzeichnungspflicht. Nichtbuchführungspflichtige Gewerbetreibende erfüllen die Aufzeichnungspflicht in der Regel durch Führen eines Wareneingangsbuches.

    Die Aufzeichnung des Wareneingangs kann auch in der geordneten Ablage von Belegen (§ 146 Abs. 5 AO) bestehen oder auf Datenträgern erfolgen.
  16. Welche Angaben muss die Aufzeichnung des Wareneingangs enthalten?
    Die Aufzeichnung des Wareneingangs muss gern. § 143 Abs. 3 AO folgende Angaben enthalten:

    •  
    • (l) Tag des Wareneingangs oder Datum der Rechnung.
    • (2) Name oder Firma und Anschrift des Lieferers,
    • (3) handelsübliche Bezeichnung der Ware.
    • (4) Preis der Ware und
    • (5) Hinweis auf den Beleg.
  17. Welche Verzeichnisse sind nach § 4 Abs. 3 EStG zu führen?
    Da die Anschaffungs-oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme dieser Wirtschaftsgüter als Betriebsausgabe zu berücksichtigen sind. müssen sie in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufgenommen werden, damit auch noch nach Jahren die entsprechenden Werte festgestellt werden können. Der Tag der Anschaffung oder Herstellung und die Anschaffungs-oder Herstellungskosten oder der an deren Stelle getretene Wert sind zu vermerken.

    Die für abnutzbare Anlagegüter (z. B. Einrichtungsgegenstände, Maschinen, Geschäfts-oder Firmenwert, Praxiswert) vorgenommenen Abschreibungen sind ebenfalls in die besondere, laufend zu führenden Verzeichnisse des Anlagevermögens aufzunehmen (R 4.5 Abs. 3 Satz 4 EStR 2008).
  18. Welche besonderen Aufzeichnungsvorschriften sind nach § 4 Abs. 7 EStG zu beachten?
    Die Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Zu diesen Aufwendungen gehören z. B. Geschenke an Personen. die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, Bewirtungsaufwendungen etc.

    Da diese Aufwendungen einer besonders sorgfältigen Überprüfung bedürfen, sind sie auf besonderen Konten zu erfassen, so steht z. B. für steuerlich abzugsfähige Geschenke das Konto 'Geschenke abzugsfähig' 4630 (6610), für steuerlich nicht abzugsfähige Geschenke das Konto 'Geschenke nicht abzugsfähig' 4635 (6620) zur Verfügung

    Die Grenze für die Abzugsfähigkeit von Geschenken an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, beträgt 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr (§ 4Abs. 5 NT. I EStG). Werden die besonderen Aufzeichnungsvorschriften nicht beachtet, sind selbst Geschenke bis 35 Euro vom Abzug ausgeschlossen.

    Die Bewirtungsaufwendungen dürfen nur noch bis zu 70 % den Gewinn als Betriebsausgaben mindern (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
  19. Wie lange muss Schriftgut aufbewahrt werden?
    Die Vorschriften über aufzubewahrendes Schriftgut und über Aufbewahrungsfristen sind nach Handels-und Steuerrecht weitgehend identisch (§ 257 HGB und § 147 Abs. I AO).

    Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für:

    • (1) Bücher wie Grund-, Haupt- und Nebenbücher, Anlagekarteien und Bücher, die aufgrund
    • besonderer steuerrechtlicher Vorschriften (z. B. Anbauverzeichnis, Wareneingangs- und
    • Warenausgangsbuch) und anderer gesetzlicher Vorschriften (z. B. Baubücher, Fahrtenbücher,
    • Tagebücher der Makler) zu führen sind;

    (2) Aufzeichnungen, wie z. B. Umsatzsteueraufzeichnungen nach § 22 UStG;

    • (3) Inventare;
    •  
    • (4) Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Hauptabschlussübersichten

    (5) Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, wie z.B. Kontenpläne und beim Einsatz von EDV-Anlagen die Programm-und Systemdokumentationen (z.B. Datenftussplan. Kodierblätter. Umwandlungslisten, Bedienungsanweisungen usw.):

    (6) Buchungsbelege, dies sind u.a. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Vertragsunterlagen etc.


    Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für

    •  
    • (1) empfangene Handels-oder Geschäftsbriefe,

    (2) Wiedergabe der abgesandten Handels-und Geschäftsbriefe,

    (3) sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

    Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. in dem das Schriftgut entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab. soweit und solange die Unterlagen für diejenigen Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).

    Die Art der Aufbewahrung (Original. Wiedergabe auf Bild-oder anderen Datenträgern) ist in § 147 Abs. 2AO geregelt. Die Direktübertragung von magnetgespeicherten Daten auf Mikrofilm ist zulässig (Computer Output on MicrofiIm, COM-Verfahren).

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